기공식 날짜를 통보받은 담당자가 가장 먼저 하는 일은 대부분 검색입니다. 사내에 자료가 없고, 공사 관련 부서는 공정 일정만 알려줄 뿐 행사 준비는 별개의 일이기 때문입니다. 기공식행사는 몇 년에 한 번 있을까 말까 한 자리라 조직 안에 경험이 축적되지 않습니다. 그래서 매번 처음 하는 일이 됩니다.
더 곤란한 점은 기공식이 다른 기업행사와 준비 방식이 완전히 다르다는 사실입니다. 창립기념식이나 준공식은 이미 존재하는 공간 안에서 진행합니다. 강당이든 연회장이든 전기가 들어오고 바닥이 평탄하고 지붕이 있습니다. 그런데 기공식은 아무것도 없는 흙바닥에서 시작합니다. 행사장을 빌리는 것이 아니라 만들어야 합니다.
준비 기간은 규모가 아니라 부지 상태가 정한다
흔히 참석 인원으로 준비 기간을 가늠하지만 기공식에서는 부지 상태가 더 큰 변수입니다. 인원 오십 명이라도 진입로가 좁고 전원이 없는 임야라면, 인원 삼백 명에 포장된 주차장 부지보다 준비가 오래 걸립니다. 사전 답사에서 확인할 것은 결국 세 가지입니다. 차량이 들어올 수 있는가, 전기를 어디서 끌어오는가, 비가 오면 물이 어디로 고이는가입니다.
일반적인 기준으로는 내빈 오십 명 안팎에 여건이 정리된 부지라면 사 주, 협력사와 지역 관계자까지 모시는 규모라면 두 달을 잡습니다. 다만 이 기간의 대부분은 장비를 부르는 시간이 아니라 일정을 맞추는 시간입니다. 내빈 일정 조율이 가장 먼저 막히는 구간이고, 여기서 날짜가 밀리면 뒤의 모든 항목이 함께 밀립니다.
순서대로 정하면 나머지가 따라온다
준비 항목을 동시에 펼쳐 놓으면 무엇부터 손대야 할지 알 수 없습니다. 실제 현장에서는 결정에 순서가 있고, 앞의 결정이 뒤의 선택지를 좁혀 줍니다.
가장 먼저 정할 것은 날짜와 시간대입니다. 기공식은 야외 행사라 계절과 시각이 그대로 조건이 됩니다. 한여름 오후는 그늘 확보가 필수가 되고, 겨울 이른 아침은 난방 기구가 추가됩니다. 오전 열한 시 전후를 선호하는 이유는 해가 적당히 올라와 사진이 잘 나오고, 끝나고 바로 식사로 이어지기 좋기 때문입니다.
다음이 참석 범위입니다. 임직원 중심인지 발주처와 지역 인사까지 모시는지에 따라 의전의 무게가 달라집니다. 외부 내빈이 늘면 좌석표와 서열 정리, 안내 인력이 함께 늘어납니다. 이 단계에서 시삽에 설 인원도 대략 정해집니다.
그 다음이 부지 안에서의 배치입니다. 무대를 어디에 두고 좌석을 어느 방향으로 놓을지는 취향이 아니라 조건으로 결정됩니다. 해를 등지고 앉게 하면 참석자가 눈을 뜨기 어렵고, 반대로 무대가 역광에 놓이면 촬영이 무너집니다. 바람이 통하는 방향과 중장비의 위치까지 함께 보고 정해야 합니다.
배치가 정해지면 장비 목록이 자동으로 따라옵니다. 무대 크기가 정해져야 배경 화면의 규격이 나오고, 화면과 음향이 정해져야 발전기 용량이 계산됩니다. 순서를 거꾸로 잡아 발전기부터 부르면 대부분 용량이 맞지 않아 다시 부르게 됩니다.
일정표는 두 장으로 나눠 쓴다
준비 일정표와 당일 진행표를 한 장에 섞으면 현장에서 쓸 수 없습니다. 준비 일정표에는 언제까지 무엇을 확정할지를 적고, 당일 진행표에는 몇 시에 누가 어디에 있어야 하는지를 적습니다.
당일 진행표에서 가장 많이 놓치는 구간은 행사 시작 전 두 시간입니다. 장비 반입과 설치, 음향 점검, 내빈 접수 준비가 이 시간에 몰립니다. 특히 부지는 진입로가 하나뿐인 경우가 많아 차량이 순서대로 들어오지 않으면 설치가 통째로 밀립니다. 반입 순서를 미리 정해 두는 것만으로 상당한 여유가 생깁니다.
식순 자체는 길지 않은 편이 좋습니다. 야외에서는 참석자가 앉아 있는 시간이 실내보다 훨씬 힘들기 때문입니다. 개식과 인사말, 사업 개요 설명, 시삽, 폐식으로 이어지는 흐름을 삼십 분에서 사십 분 안에 묶고, 나머지는 환담과 식사로 넘기는 구성이 무난합니다.
예비안이 없는 일정표는 일정표가 아니다
기공식 준비에서 가장 자주 생략되는 것이 예비안입니다. 날씨는 통제할 수 없는데도 맑은 날을 전제로만 계획을 세우는 경우가 많습니다. 강우 확률이 높아졌을 때 행사를 취소할지, 축소할지, 지붕 아래로 옮길지를 미리 정해 두면 당일 아침에 허둥대지 않습니다.
실무적으로는 시삽 구역만 천막 아래로 옮기는 축소안이 가장 현실적입니다. 좌석 전체를 덮으려면 비용이 크게 오르지만, 상징 순서만 지붕 아래에서 진행하면 행사의 의미는 그대로 유지되기 때문입니다. 이 판단 기준을 미리 문서로 정해 두고 결정 시각까지 못 박아 두시기 바랍니다.
준비의 세부 항목은 주제별로 나누어 따로 정리했습니다. 이름이 비슷해 혼동하기 쉬운 기공식과 착공식의 차이부터 확인하시면 방향을 잡기 쉽고, 기공식의 중심 순서인 시삽 순서 운영 기준과 부지에서 가장 손이 많이 가는 무대 설치와 전원 확보를 이어서 보시면 됩니다. 전체 준비 항목은 기공식행사 안내에서 한눈에 확인하실 수 있습니다.
